De BAG is een belangrijk onderdeel van het overheidsstelsel van basisregistraties. In de basisregistraties staan de belangrijkste gegevens die de overheid nodig heeft om haar werk te doen. Denk bijvoorbeeld aan persoonsgegevens, namen en adressen van bedrijven en eigenaren van percelen. In verschillende wetten is de kwaliteit van deze gegevens gewaarborgd. Deze registraties zijn essentieel voor een goede dienstverlening van de overheid. Ze zijn van groot belang voor openbare orde en veiligheid, bestrijding van fraude en bij de voorbereiding van nieuw beleid.  

 
De BAG is vastgelegd in een wettelijke regeling, waarin onder andere kwaliteitsborging via ENSIA is vastgelegd. De ENSIA-score van de BAG van de gemeente Deventer zit in een negatieve trend op het onderdeel gegevenskwaliteit (score 2020: 91% - Score 2022: 75%).
 
Uit de audit komen de volgende constateringen: 

• Laatste luchtfoto signalering en kartering vanuit de BAG is uitgevoerd in 2017;  

• Er gelden verruimde regels voor vergunningsvrij bouwen;
• De (tijdige) verkrijging van gereed meldingen van verblijfsobjecten aan de BAG beheerder is onvoldoende, grotendeels door een tekort aan capaciteit bij toezicht;
• Er zijn binnen de gemeente Deventer diverse objectenregistraties BAG/BGT/WOZ. Tussen deze registraties bestaat geen uniformiteit.  

 
Het voorstel is om de gegevenskwaliteit van de BAG op orde te maken en structureel te houden door in 2024 t/m 2026 signalering en kartering uit te voeren op alle bouwwerken op basis van de luchtfoto en de verwerking in het BAG onderdeel uit te laten maken van het reguliere beheer €75.000.  

Om aan de wettelijke taak van de BAG-registratie te voldoen zijn vanaf 2024 de structurele kosten:  

 
In mindering komt een interne verrekening met DOWR-i van €76.941. Per saldo is van 2024 t/m 2026 €128.059 benodigd.

In de i-Uitvoeringsplannen is het Strategisch Informatieplan (STiP) van Deventer, Olst-Wijhe en Raalte uitgewerkt naar concrete initiatieven voor 2024-2027 en de financiële vertaling daarvan. De i-Uitvoeringsplannen zijn opgesteld voor de domeinen Sociaal, Fysiek, Dienstverlening en Participatie en Bedrijfsvoering.
De volgende prioriteitstelling is gehanteerd: 

• AO = autonome ontwikkeling. Dit betreft initiatieven die vanuit wet- en regelgeving noodzakelijk en onvermijdelijk zijn, bijvoorbeeld vanwege het bereiken van de vervaldatum van een contract voor software of vanwege nieuwe wetgeving; 
• Prioriteit 1 = Noodzakelijk voor de opgave van het domein.

In veel gevallen gaan het om de aanbesteding en vervanging van bestaande ICT-systemen (bijv. Belastingen, GIS-systeem en zaaksysteem) of het verbeteren van de digitale dienstverlening aan inwoners (bijvoorbeeld het ontwikkelen van digitale interactie van inwoners in Sociaal domein).

De aanbesteding voor het nieuwe financiële systeem is gegund. Bij de begroting 2023 zijn hiervoor eenmalige implementatiekosten begroot en gedekt. Toen is aangegeven dat de kosten begroot zijn op de minimale variant en dat er een risico bestaat dat de eenmalige project- en implementatie kosten hoger uitvallen. Dat laatste doet zich nu voor. Dit betekent dat eenmalig aanvullend €303.000 noodzakelijk is. Dit betreft licentiekosten voor het afmaken van de jaarrekening 2023 in het huidige financiële systeem (€186.500 in 2024) en implementatie- en projectvoorbereidingskosten (€116.500 geheel 2023).  

Door capaciteitskrapte is er een risico dat de beoogde implementatiedatum per 1-1-2024 niet realiseerbaar is. Dat betekent een risico op eenmalige hogere projectvoorbereidingskosten en licentiekosten. De omvang nog nader te bepalen.

Al enkele jaren wordt vanuit verschillende incidentele budgetten, waaronder de Omgevingswet, Datagedreven werken en het project 5Wetten, een procesanalist ingezet om wet- en regelgeving te vertalen naar werkprocessen, om werkprocessen te verbeteren en om werkprocessen te vernieuwen. Dit is nodig omdat één van de grootste gesignaleerde knelpunten in de organisatie het procesbewustzijn is. Vanuit alle domeinen wordt dit vraagstuk naar voren gebracht. Processen lopen in Deventer over teams en programma’s heen. Daarnaast is procesbewustzijn een randvoorwaarde om datagedreven te kunnen werken, wat helpt om processen te ondersteunen en minder afhankelijk te maken van schaarse menselijke capaciteit. 

Voorstel is om deze expertise algemeen in huis beschikbaar te hebben en een procesanalist aan te trekken in eerste instantie voor 2024.  

Als gevolg van de snelle ontwikkelingen op het gebied van digitalisering zullen we als organisatie verder moeten professionaliseren. Tot op heden werd in Deventer de rol van CIO erbij gedaan door een bestaande functionaris. De ontwikkelingen in het takenpakket vragen om een volwaardige invulling van de CIO als functie.

Een CIO (Chief Information Officer) binnen de gemeente Deventer doet voorstellen voor de ontwikkeling van het informatiemanagement en datatechnologieën die worden gebruikt binnen de organisatie. Dit omvat zowel interne systemen voor het efficiënt laten functioneren van de gemeente, als systemen die worden gebruikt om diensten te verlenen aan de bewoners van Deventer. 

De CIO zal ervoor moeten zorgen dat de informatiesystemen en de informatievoorziening op een efficiënte manier worden gebruikt en dat ze aan de behoeften van de organisatie voldoen. Dit betekent dat de CIO moet werken aan het ontwikkelen en implementeren van nieuwe technologieën en systemen en het oplossen van problemen die zich voordoen. 

Daarnaast stelt de CIO de strategische visies, kaders en plannen voor de toekomstige ontwikkeling van het informatiemanagement van de gemeente op. De CIO zal ook moeten werken aan het onderhouden van goede relaties met externe partners om ervoor te zorgen dat de gemeente Deventer beschikt over de juiste technologieën en middelen om haar doelen te bereiken. 

Binnen Deventer wordt nadrukkelijk de ontwikkeling, de vervanging en het beheer van de informatietechnologie uitgesloten als taak en verantwoordelijkheid binnen deze functie. Dit heeft Deventer belegd bij de CTO (teammanager DOWR-i). 

In samenwerking met de directie, het managementteam en andere afdelingen binnen de gemeente, zal de CIO een belangrijke rol spelen in het bepalen van de informatiestrategie van de organisatie en het optimaliseren van de informatie-infrastructuur om de doelstellingen van de gemeente te behalen. 

In 2021 is een analyse gemaakt van de juridische kwaliteitszorg en juridische functie in de Deventer organisatie. Uit deze analyse komt naar voren dat bij sommige teams, waaronder Beleid, Publiekscontacten en Facilitaire zaken, de juridische capaciteit onvoldoende is om taken goed uit te kunnen voeren. Deze teams maken veelal gebruik van externe advisering of gaan op zoek binnen de organisatie voor deze advisering. Dit voorstel is erop gericht om teams en programma's te faciliteren bij de inzet van juridische capaciteit indien deze capaciteit onvoldoende aanwezig is. Uitgangspunt blijft dat teams de uitvoering van taken zo volledig mogelijk decentraal binnen de eigen teams uitvoeren.  

De werkdruk in het team Financiële Administratie (FA) is dit jaar en naar verwachting in 2024 erg hoog. Dit kent meerdere oorzaken: hoog aantal in- en uitgaande facturen door toegenomen gemeentelijke taken (zoals energietransitie en opvang van vluchtelingen uit de Oekraïne), een aantrekkende economie, langdurig ziekte, complexere klantvragen en de aanstaande implementatie van een nieuw financieel systeem. En de winkel is ‘gewoon’ open, waarbij verantwoorde kwaliteit moet worden geleverd.
Door dit alles staat de kwaliteit (betalingstermijnen, interne controles) onder druk en wordt er een te groot beroep gedaan op medewerkers. Voorstel is om in 2024 de formatie tijdelijk te verhogen met 1 fte boekhoudkundig medewerker, salarisschaal 10. Hiervan komt 30% ten laste van het implementatiebudget financieel systeem. Voor Deventer betekent dit een bedrag van €50.000. 

Een uitbreiding van de senior-functie bij FA ad €27.000 is tot 2022 opgevangen door gedeeltelijke toerekening van de teammanager FA aan de Personeels- en salarisadministratie (PSA). Vanaf 2023 geeft de teammanager FA geen leiding meer aan PSA en zijn de inkomsten vervallen. Structureel zijn vanaf 2023 de meerkosten voor Deventer 78% is €21.000.

De gemeente heeft een intensieve P&C-cyclus. Per jaar worden er één begroting, één jaarrekening, één voorjaarsnota en vier kwartaalrapportages door F&C opgesteld. De complexiteit en intensiteit van deze producten neemt de afgelopen paar jaar alleen maar toe. Ze worden exacter, ze bevatten meer complexe besluitvorming en er worden steeds meer onderdelen aan toegevoegd. Alle bijdragen uit de programma’s en teams worden door één medewerker bij F&C geconsolideerd, gecontroleerd aangesloten en vierkant gerekend en samengevoegd tot één product. De aangeleverde bijdragen moeten extra kwalitatief worden getoetst en het eindproduct moet gereed gemaakt worden voor besluitvorming. De jaarrekening moet ook toetsbaar gemaakt worden voor de accountant. Dit vraagt een zeer grote inspanning waarvoor slechts één medewerker beschikbaar is. Deze medewerker voert tevens een groot deel van de regie.

De nu beschikbare capaciteit is hiervoor volstrekt ontoereikend en raakt de consolidatie overbelast. Uitvoering is dringend nodig om de belastbaarheid weer in balans te brengen en de benodigde kwaliteit te waarborgen. Dit was in 2019 al het geval, maar hier is de afgelopen paar jaar geen invulling aangegeven en dat is onverantwoord.  

Momenteel is er voor de werkzaamheden 1,0 fte beschikbaar. Aanvullend is structureel 1,0 fte nodig.  

Het controlframework van de gemeente wordt bij team F&C onderhouden. Hierin ligt vast op welke wijze de control gemeente breed wordt uitgevoerd. Tevens bevat dit ook het VIC-programma, waarin de verbijzonderde interne controles worden uitgevoerd. Deze controles op de financiële processen van de gemeente is een belangrijke onderlegger van de rechtmatigheid en steunmateriaal voor de accountantscontrole bij de jaarrekening. Uit het controlframework en de VIC’s volgt gerichte kwaliteitsverbetering van gemeentelijke processen en blijft de gemeente in control.  

 
De complexiteit van de omgeving en de organisatie neemt toe en zo ook de eisen die extern gesteld worden aan het controlframework en controlobjecten (door de wetgever en accountant). Zo wordt in 2023 voor het eerst de rechtmatigheidsverklaring door het college opgesteld. Dit stelt andere en hogere eisen aan de verantwoording. Daarnaast heeft de gemeente met ingang van het boekjaar 2022 een nieuwe accountant en dit leidt ook tot andere en hogere eisen. Het onderhoud van het controlframework vraagt zeer specialistische kennis. Momenteel is hier één medewerker mee belast en dit is te weinig om de functie verantwoord uit te kunnen voeren en te voorkomen dat er gaten vallen. Momenteel leidt dit ook tot een forse overbelasting.  
 
Momenteel is er 1,0 fte beschikbaar. Aanvullend is structureel 1,0 fte junior adviseur (nieuwe functie) voor versterking proces en werkzaamheden nodig.  
 
Daarnaast speelt hier een pensioneringsvraagstuk waardoor er voor een periode uitbreiding van 1,0 fte senior adviseur op korte termijn nodig is voor borging huidige kennis zodat de continuïteit gewaarborgd wordt. Zie hiervoor ook het voorstel meester gezelfonds.

De fiscale wet- en regelgeving neemt toe in complexiteit en raakt steeds meer velden van de gemeente. In een aantal gevallen zorgt deze complexiteit ook voor tegenstrijdigheid en wordt het ingewikkelder te bepalen welke fiscale acties genomen moeten worden. Daarnaast heeft de gemeente in 2022 een nieuw convenant met de Belastingdienst gesloten. Dit zorgt voor vertrouwen bij de Belastingdienst, maar brengt meer werken verplichtingen met zich mee. Zo moet de gemeente 27 key risks bewaken en mitigeren. Tevens leidt dit tot extra zelf uit te voeren fiscale audits. Bij zeer complexe fiscale vraagstukken is ook specialistische externe ondersteuning. In de begroting is hierin niet voorzien.

Om alle fiscale vraagstukken en audits het hoofd te bieden en de fiscale kennis meer organisatie breed te borgen is er een werkbudget van €50.000 benodigd voor externe specialistische inhuur en gerichte uitbesteding van fiscale vraagstukken. Deze inhuur is kostbaar, maar wel noodzakelijk.
Dit draagt bij aan het in de hand houden van onze onvoorziene fiscale afdrachten. Vaak komen deze wanneer wij het binnen de gemeente niet goed hebben geregeld als boetes en naheffingen, die zeer aanzienlijk kunnen zijn (deze lopen in de tonnen).

De gemeente ontvangt extra geld van het Rijk om specifiek beleid van de Rijksoverheid uit te voeren; de zogenoemde specifieke uitkeringen. De verantwoording over de besteding van dit geld verloopt via de SiSa-systematiek. Volgens deze systematiek moet de gemeente elk jaar aan de Rijksoverheid melden of en hoe ze het geld hebben besteed. Dit betekent eenmalige informatieverstrekking, eenmalige accountantscontrole. Deze verantwoording hoort als bijlage bij de jaarstukken van de gemeente. Deze Sisa-werkzaamheden worden uitgevoerd door de subsidiebeheerder van team F&C.  

 
De afgelopen paar jaar is het aantal SiSa-regelingen verdubbeld (van 17 naar 37) en het aantal is nog groeiend. Met de SiSa-regelingen wordt weliswaar eenmalig informatie verstrekt, maar de kwaliteit en volledigheid sluit wel nauw en vraagt veel inspanningen van de subsidiebeheerder. De accountant voert op alle SiSa-verantwoordingen een aparte controle uit. Dit vraagt daarom om meer en specifieke dossiervorming, beantwoording van vragen, etc.. Daarnaast vraagt dit ook steeds meer tijd in het ondersteunende proces en het organiseren van de informatiestromen om dit in goede banen te leiden.  
 
Deze werkzaamheden zijn in de nu beschikbare tijd niet meer uit te voeren, omdat de werkzaamheden van de subsidiebeheerder ook andere stromen betreft zoals de door de gemeente aangevraagde subsidies. Ook dit volume neemt sterk toe en worden de verantwoordingen complexer en uitvoeriger. Dit zet nog meer spanning op de functie.  
 
Momenteel is er voor de werkzaamheden 0,44 fte beschikbaar. Aanvullend is structureel 0,5 fte nodig om alle werkzaamheden goed uit te voeren.  

De werkdruk binnen het DOWR-team Personeels- en salarisadministratie (PSA) is nog steeds hoog. Tijdelijke uitbreiding van de formatie is noodzakelijk. Vooral door de uitbreiding van personeel in de DOWR-gemeenten zijn de werkzaamheden in 2022 structureel toegenomen met 15 tot 20% t.o.v. 2021. Dit is in 2022 onder meer opgevangen door veel extra uren, waardoor een verlofstuwmeer is ontstaan. 
Daarnaast is het noodzakelijk om de standaard dienstverlening en de daarbij behorende werkprocessen te professionaliseren Dit kan op termijn een efficiëntie voordeel opleveren. De omvang hiervan is nog niet bekend.  

Voorgesteld wordt de komende 2 jaar formatie tijdelijk uit te breiden, zodat enerzijds toenemende taken vervuld kunnen worden en er ruimte ontstaat te professionaliseren. Dan kan in 2025 de situatie opnieuw beoordeeld worden met behulp van de behaalde resultaten en de ontwikkeling van de werkelijke aantallen. Voor de Helpdesk DOWR PSA een urenuitbreiding noodzakelijk is van 0,6 Fte (salarisschaal 7) en voor het onderdeel Salarisadministrateurs een urenuitbreiding van 0.6 Fte (salarisschaal 8). Aangezien het gastheerschap van DOWR PSA bij gemeente Raalte ligt, vindt formatie-uitbreiding (€87.000) daar plaats en wordt de bijdrage van gemeenten Deventer (50,7%) en Olst Wijhe verhoogd.  

Bij pensionering van medewerkers willen we kennis tijdig overdragen naar (nieuwe) collega’s, zeker als het gaat om kwetsbare één-pit functies. Vanuit strategisch personeels management (SPM) zijn er meerdere van dit soort situaties in beeld de komende jaren. Doel is om gedurende een aantal maanden (per functie te bepalen) een collega mee te laten lopen met de functionaris die vertrekt. Dit betekent dubbele loonkosten, die gedekt worden uit het meester-gezelfonds.  

Het aantal accounts dat DOWR-i beheert is vanaf 2020 behoorlijk gestegen door een toename van het aantal medewerkers. Vorig jaar is reeds een stijging gemeld van ruim 17% in twee jaar. Met het nieuwe jaar hierbij gerekend is het aantal accounts met ruim 19% gestegen in de afgelopen 3 jaar. Dit betekent meer vragen en meldingen bij de Servicedesk ICT. Daarom is een toename van de formatie noodzakelijk bij de Servicedesk. De huidige bezetting is 6,0 fte. Wanneer wij de stijging van 19% hier tegenover zetten zou de formatie met 1,14 fte moeten stijgen. Een uitbreiding op de Servicedesk met 1,0 fte wordt voorgesteld. Dit is een DOWR-brede aanvraag. Het Deventer’ deel van de kosten bedraagt 64,5% hiervan voor 3 jaar.  

In de huidige krappe arbeidsmarkt benaderen we regelmatig kandidaten die verder van Deventer vandaan wonen. Hierbij valt op dat veel werkgevers reeds een reiskostenvergoeding bieden. Deze bedragen zijn vaak substantieel. Een tegemoetkoming in reiskosten wordt op deze manier concurrentiegevoeliger en daarmee vaker bepalend bij de overwegingen van sollicitanten.  

Bij gemeente Deventer blijkt steeds vaker in sollicitatieprocedures dat het niet bieden van een tegemoetkoming in reiskosten een belemmerende factor is om de juiste kandidaten aan te trekken. Met regelmaat accepteren kandidaten een aangeboden functie niet omdat er geen reiskostenvergoeding wordt geboden en de geboden fiscalisering van reiskosten woon-werkverkeer als te weinig wordt beoordeeld: dit in tegenstelling tot andere (gemeentelijke) werkgevers. Zo is Gemeente Zwolle is inmiddels wel overgegaan tot het bieden van een reiskostenvergoeding (volledige vergoeding ov-kosten). Gemeenten Apeldoorn, Arnhem en Enschede zitten nog in de onderzoeksfase t.a.v. de diverse opties voor een tegemoetkoming in reiskosten. Potentieel zullen zij een meer aantrekkelijke positie hebben, ook op onze arbeidsmarkt.  Dit is een tijdelijke regeling tot en met 2025.
 
De kosten zijn op jaarbasis €425.000. Voor OV-business cards voor circa 280 medewerkers €390.000 en voor autovergoeding voor specifieke functionarissen €35.000. Per jaar dus €425.000. In 2023 is eenmalig €45.000 nodig voor tegemoetkoming in aanschaf van een fiets.  
Kosten kunnen binnen bestaande budgetten worden opgevangen.